1. Inhoud en doel van het Equilabel
Het Equilabel is een kwaliteitsstandaard voor paardenasielen gelegen in Vlaanderen. Het biedt de mogelijkheid aan goed werkende opvangcentra om zich op positieve wijze te onderscheiden. Het behalen van het Equilabel is bovendien een vereiste voor ondersteuning vanuit de “Stichting voor paarden in nood”. Voor de overheid en kandidaat-adoptanten vormt het Equilabel een kwaliteitswaarborg. Met dit initiatief wordt eveneens beoogd het dierenwelzijn te bevorderen.
Asielen die het Equilabel willen bekomen, kunnen zich via deze website inschrijven voor een evaluatie. Deze wordt uitgevoerd door evaluatoren aangesteld door de “Stichting voor paarden in nood”.
2. Hoe inschrijven?
Door het overmaken van het inschrijvingspagina verbindt de aanvrager zich ertoe voorliggend reglement na te leven.
3. Betaling – aanduiding evaluatoren – vastleggen datum voor evaluatie
Na ontvangst van de inschrijving, duidt de "Stichting voor paarden in nood" twee evaluatoren aan, waarvan één hoofdevaluator. Bij de evaluatie wordt een inspecteur van de Dienst Dierenwelzijn uitgenodigd om mee aanwezig te zijn. De hoofdevaluator contacteert het te evalueren bedrijf en in gezamenlijk overleg worden datum en tijdstip voor de evaluatie afgesproken. De evaluatoren zijn hiervoor opgeleide personen met grondige kennis van de paardensector. Zij werden na een intensief selectieproces, waar ook een psychologische screening deel van uitmaakte, uit een grote groep sollicitanten gekozen. Zij evalueren geen bedrijven waar ze persoonlijk bij betrokken zijn (lid, klant, medewerker, vrienden, …).
4. Voor te leggen documenten
Om de evaluatie vlot te laten verlopen, wordt gevraagd navolgende documenten klaar te leggen. Deze documenten dienen enkel getoond te worden. De evaluatoren zullen ze niet meenemen of kopiëren. Ze noteren wel in het evaluatiedossier welke documenten ze juist gezien hebben.
Indien sommige van deze zaken niet aanwezig zijn, betekent dit niet dat het asiel automatisch gebuisd is:
Ontbreken er vereiste documenten, dan zal de kandidaat sowieso op sommige criteria niet scoren en wordt het dus moeilijker om het label te behalen.
Indicatieve documenten maken de evaluatie van bepaalde criteria aanzienlijk gemakkelijker. Ontbreken ze, dan betekent dit niet dat het asiel de punten op deze criteria automatisch verliest. Het bedrijf kan ook andere bewijzen aanhalen om op deze criteria te scoren. Hiervoor vinden ze tips in de interactieve checklist. Lukt dat niet, dan zullen de evaluatoren het criterium toch negatief evalueren. Het is dus het beste dat men al deze documenten voorziet.
» Klik hier voor de lijst van voor te leggen documenten.
5. Evaluatie ter plaatse
De uitbater van het asiel dient een viertal uur te voorzien voor de evaluatie. Hij/zij leidt de evaluatoren rond en neemt rustig de tijd om in de checklist aangeduide documenten te tonen en op hun vragen te antwoorden.
Bij de beoordeling houden de evaluatoren rekening met de “vereisten” en “indicatoren” die opgenomen werden in de checklist. In de online checklist vindt u deze door op de vraagtekentjes bij elk criterium te klikken. Werden er vereisten opgelijst, dan moet het bedrijf hieraan voldoen om een “ja” te krijgen voor dat bepaalde criterium. Indicatoren zijn daarentegen geen harde eisen, maar eerder richtlijnen om de evaluatoren te helpen.
Tijdens het bezoek vullen de evaluatoren de checklist volledig in, ook als ze reeds snel op een rode of twee gele kaarten botsen. Zij werken hiervoor met een softwareprogramma. Geven zij een negatieve score op een bepaald criterium, dan dienen zij deze te verantwoorden en hiervoor een verklaring in te geven in het systeem.
De aanvrager verbindt er zich toe tijdens de evaluatie steeds een bevoegd persoon ter beschikking te houden van de evaluatoren om hen te vergezellen en te informeren. De evaluatoren zijn aldus gedurende het volledig verloop van de evaluatie vergezeld van de aanvrager of een door de aanvrager gemandateerd persoon.
Tijdens de evaluatie mogen de evaluatoren alle mogelijke info vragen in functie van de evaluatie, met inbegrip van de vraag documenten voor te leggen dewelke opgegeven worden in de checklist. Het wordt hen uitdrukkelijk toegestaan foto’s te nemen.
De hoofdevaluator finaliseert het verslag en maakt de resultaten over aan de "Stichting voor paarden in nood".
Opgelet: De evaluatie is een momentopname. Deze is gebaseerd op wat er op het moment zelf allemaal al dan niet in orde is, niet op wat er in de (nabije toekomst) nog bijgewerkt of aangepast zal worden.
6. Technical review en eindbeslissing
Op het einde van de evaluatie ter plaatse, kunnen de evaluatoren nog geen eindoordeel meegeven. Hun evaluatie moet immers nog gedubbelcheckt worden. Een auditbureau zal namelijk elke evaluatie aan een “technical review” onderwerpen. Pas na een positieve technische controle wordt de eindbeslissing genomen en gecommuniceerd naar de geëvalueerde bedrijven.
De beslissing wordt definitief en onherroepelijk door de evaluatoren genomen, na de technical review. De hoofdevaluator heeft het eindbeslissingsrecht en communiceert de genomen beslissing - vergezeld van een uitgebreid rapport - naar het geëvalueerde bedrijf, met kopie conform aan de "Stichting voor paarden in nood". Geëvalueerde bedrijven ontvangen een uitdraai van de volledige evaluatie met een overzicht van de criteria waar zij al dan niet aan voldeden, de behaalde scores, de rode en gele kaarten,… In het rapport zullen zij ook een uitgebreide verantwoording van de negatief geëvalueerde zaken terugvinden en eventueel ook een aantal positieve punten die de evaluatoren expliciet wilden vermelden. Geslaagde bedrijven verschijnen op de website, ontvangen een label en een aantal publicitaire voordelen. De gedetailleerde scores worden niet online geplaatst.
7. Herevaluaties
Asielen die niet slagen, kunnen, aan de hand van de opmerkingen in het rapport, verbeteringen aanbrengen en éénmalig binnen 6 maanden een herevaluatie aanvragen. Dit dient net als de initiële inschrijving te gebeuren via het formulier op de website van de "Stichting voor paarden in nood". De herevaluatie zal uitgevoerd worden door één enkele evaluator die enkel de criteria bekijkt waaraan niet voldaan was bij de oorspronkelijke evaluatie.
Over bedrijven die niet geslaagd zijn wordt niets gecommuniceerd.
De "Stichting voor paarden in nood" heeft het recht om op ieder moment op eigen kosten een onaangekondigde herevaluatie te laten doorgaan. De beslissing hiertoe wordt genomen door de raad van bestuur van de "Stichting voor paarden in nood" of de door die raad daartoe gemandateerde personen.
8. Beperkte geldigheidsduur - Kwaliteitsverbetering
Drie jaar na de datum van de positieve evaluatie ter plaatse, vervalt het label. Indien asielen het label - en de voordelen die erbij komen kijken - langer willen behouden, moeten zij binnen de drie jaar het Equilabel opnieuw behalen. Ook dat label zal dan weer drie jaar geldig zijn.
Ingeval van overname van het bedrijf vervalt de erkenning, tenzij de uitbater identiek blijft. De aanvrager verbindt er zich toe elke wijziging van eigendom of van de uitbater door te geven aan de “Stichting voor paarden in nood”. Tenzij de uitbater identiek blijft dient het label binnen de 6 maand opnieuw geëvalueerd te worden met betaling van de op dat ogenblik geldende kostprijs voor een volledige evaluatie. Zo niet vervalt het.
In geval van zware tekortkomingen, zoals criminele feiten, inbeslagname van dieren wegens verwaarlozing, het niet meer voldoen aan de gestelde criteria blijkens een herevaluatie, behoudt de "Stichting voor paarden in nood" zich het recht om het toegekende kwaliteitslabel in te trekken. Deze beslissing kan enkel genomen worden door de raad van bestuur van de "Stichting voor paarden in nood" of de door die raad daartoe gemandateerde personen.
9. Disclaimer
Het Equilabel is een momentopname vanwege de evaluatoren op het ogenblik van de evaluatie aan de hand van de op dat ogenblik verschafte informatie en voorgelegde documenten in functie van de in de checklist opgenomen criteria. In geen geval kunnen de "Stichting voor paarden in nood" en/of de door haar aangestelde evaluatoren aansprakelijk gesteld worden voor afwijkingen hierop. De evaluatie beoogt geenszins een sociale, fiscale, milieu- of stedenbouwkundige inspectie en kan daarmee dan ook geenszins gelijkgesteld worden. De aansprakelijkheid van de "Stichting voor paarden in nood" blijft beperkt tot het afleveren of weigeren van het Equilabel. De "Stichting voor paarden in nood" en de door haar aangestelde evaluatoren zijn vrij van elke verantwoordelijkheid, behoudens het afleveren van het kwaliteitslabel als momentopname bij de evaluatie op basis van de vastgestelde checklist. Zij kunnen onder geen beding aansprakelijk gesteld worden door de gelabelde bedrijven, contractpartijen van die bedrijven of derden voor welkdanige schade, van welke aard ook, behoudens opzettelijk veroorzaakte schade.
10. Opmerkingen – Klachten
Heeft de aanvrager opmerkingen over het Equilabel of is hij niet akkoord met een negatieve evaluatie of deelaspecten van een positieve evaluatie dan kunnen alle vragen, opmerkingen en klachten overgemaakt worden aan de "Stichting voor paarden in nood".
Alle klachten worden behandeld door de raad van bestuur van de "Stichting voor paarden in nood" of de door die raad daartoe gemandateerde personen.