1. Inhoud en doel van het Equilabel
Het Equilabel is een kwaliteitsstandaard voor maneges en pensionstallen gelegen in Vlaanderen. Het biedt de mogelijkheid aan goed werkende maneges en pensionstallen om zich op positieve wijze te onderscheiden van andere bedrijven. Voor de klanten van maneges en pensionstallen biedt het een kwaliteitswaarborg. Met het Equilabel wordt tevens beoogd het dierenwelzijn te bevorderen.
2. Hoe inschrijven?
Door het overmaken van het inschrijvingspagina verbindt de aanvrager zich ertoe voorliggend reglement na te leven.
De betaling van het Equilabel gebeurt onmiddelijk online bij de inschrijving. Nadien kan de klant de factuur downloaden.
3. Kostprijs en voordelen
Op grond van het overmaken van de inschrijvingspagina is navolgende vergoeding verschuldigd. Pas na ontvangst van integrale betaling van het verschuldigd bedrag zal de vzw PaardenPunt Vlaanderen evaluatoren aanduiden.
Kostprijs
Volledige evaluatie 300 euro excl BTW
Herevaluatie 250 euro excl BTW
Deze prijzen omvatten:
- één volledige evaluatie of één herevaluatie ter plaatse
- een uitgebreid resultatenrapport met tips en aanbevelingen
- sensibiliseringsmateriaal om ter beschikking te stellen aan uw klanten (Brochures “De vijf geboden bij de aankoop van een paard”; Stickers en posters “Paard op de baan? Kalm aan!”; Folders PaardenPunt Vlaanderen; …)
Indien u geslaagd bent:
- Het Equilabel: Onderscheiding van uw concurrenten, kwaliteitskeurmerk,... (voor een periode van 3 jaar)
- Het recht om promotie te maken met het Equilabel (voor een periode van 3 jaar)
- Een labelbord (voor een periode van 3 jaar)
- Digitale logo’s om te gebruiken op uw website, brieven,… (voor een periode van 3 jaar)
- Een bedrijfsvoorstelling op de website www.paarden.vlaanderen/equilabel (voor een periode van 3 jaar)
- Een vermelding rond het behalen van het label
- in een nieuwsbrief van PaardenPunt Vlaanderen
- op de facebookpagina van het PaardenPunt Vlaanderen
- in een nieuwsbericht op www.paarden.vlaanderen
- Opname in andere promotiekanalen die PaardenPunt Vlaanderen in de toekomst voor de gelabelde bedrijven zal uitwerken (voor een periode van 3 jaar)
- ...
Om zo veel mogelijk manege- en pensionstalhouders te motiveren het Equilabel aan te vragen en te bekomen, wordt de kostprijs zo laag mogelijk gehouden en wordt getracht een maximale return te bieden. PaardenPunt Vlaanderen zal het Equilabel, evenals de goedgekeurde maneges en pensionstallen promoten.
De aanvrager betaalt per evaluatie. Maneges en pensionstallen die bij een eerste evaluatie niet slagen, kunnen verbeteringen aanbrengen en kunnen éénmalig binnen de 6 maanden na het meedelen van de negatieve beslissing een herevaluatie aanvragen aan een verlaagde prijs. Dit dient net als de initiële inschrijving te gebeuren via het formulier op www..paarden.vlaanderen/equilabel. Indien de herevaluatie niet binnen de 6 maanden wordt aangevraagd, dan dient er opnieuw een volledige evaluatie aangevraagd te worden, aan de volledige prijs.
4. Betaling – aanduiding evaluatoren – vastleggen datum voor evaluatie
Na ontvangst van betaling van de verschuldigde kostprijs, duidt de PaardenPunt Vlaanderen twee evaluatoren aan, waarvan één hoofdevaluator. De hoofdevaluator contacteert het te evalueren bedrijf en in gezamenlijk overleg worden datum en tijdstip voor de evaluatie afgesproken. De evaluatoren zijn hiervoor opgeleide personen met grondige kennis van de paardensector. Zij werden na een intensief selectieproces, waar ook een psychologische screening deel van uitmaakte, uit een grote groep sollicitanten gekozen. Zij evalueren geen bedrijven waar ze persoonlijk bij betrokken zijn (lid, klant, medewerker, vrienden, …).
5. Voor te leggen documenten
Om de evaluatie vlot te laten verlopen, wordt gevraagd welbepaalde documenten klaar te leggen. Deze documenten dienen enkel getoond te worden. De evaluatoren zullen ze niet meenemen of kopiëren. Ze noteren wel in het evaluatiedossier welke documenten ze juist gezien hebben.
» Klik hier voor de lijst van voor te leggen documenten.
Indien sommige van deze zaken niet aanwezig zijn, betekent dit niet dat de manege of pensionstal automatisch gebuisd is:
Ontbreken er vereiste documenten, dan zal de kandidaat sowieso op sommige criteria niet scoren en wordt het dus moeilijker om het label te behalen.
Indicatieve documenten maken de evaluatie van bepaalde criteria aanzienlijk gemakkelijker. Ontbreken ze, dan betekent dit niet dat de manege of pensionstal de punten op deze criteria automatisch verliest. Het bedrijf kan ook andere bewijzen aanhalen om op deze criteria te scoren. Hiervoor vinden ze tips in de interactieve checklist. Lukt dat niet, dan zullen de evaluatoren het criterium toch negatief evalueren. Het is dus het beste dat men al deze documenten voorziet.
6. Evaluatie ter plaatse
De uitbater, manager of eigenaar van het bedrijf dient een viertal uur te voorzien voor de evaluatie. Hij/zij leidt de evaluatoren rond en neemt rustig de tijd om in de checklist aangeduide documenten te tonen en op hun vragen te antwoorden. Indien het om een manege gaat, dient op het moment van de evaluatie een les met manegepaarden door te gaan.
Bij de beoordeling houden de evaluatoren rekening met de “vereisten” en “indicatoren” die opgenomen werden in de checklist. In de online checklist vindt u deze door op de vraagtekentjes bij elk criterium te klikken. Werden er vereisten opgelijst, dan moet het bedrijf hieraan voldoen om een “ja” te krijgen voor dat bepaalde criterium. Indicatoren zijn daarentegen geen harde eisen, maar eerder richtlijnen om de evaluatoren te helpen.
Tijdens het bezoek vullen de evaluatoren de checklist volledig in, ook als ze reeds snel op een rode of twee gele kaarten botsen. Zij werken hiervoor met een softwareprogramma. Geven zij een negatieve score op een bepaald criterium, dan dienen zij deze te verantwoorden en hiervoor een verklaring in te geven in het systeem.
De aanvrager verbindt er zich toe tijdens de evaluatie steeds een bevoegd persoon ter beschikking te houden van de evaluatoren om hen te vergezellen en te informeren. Dat geldt ook wanneer een les geëvalueerd wordt. Indien de begeleidende persoon de les geeft dient een tweede bevoegd persoon voorzien te worden om tijdens de les de evaluatoren te begeleiden en bij te staan. De evaluatoren zijn aldus gedurende het volledig verloop van de evaluatie vergezeld van de aanvrager of een door de aanvrager gemandateerd persoon.
Tijdens de evaluatie mogen de evaluatoren alle mogelijke info vragen in functie van de evaluatie, met inbegrip van de vraag documenten voor te leggen dewelke opgegeven worden in de checklist. Het wordt hen uitdrukkelijk toegestaan foto’s te nemen.
De hoofdevaluator finaliseert het verslag en maakt de resultaten over aan de vzw PaardenPunt Vlaanderen.
Opgelet: De evaluatie is een momentopname. Deze is gebaseerd op wat er op het moment zelf allemaal al dan niet in orde is, niet op wat er in de (nabije toekomst) nog bijgewerkt of aangepast zal worden.
7. Technical review en eindbeslissing
Op het einde van de evaluatie ter plaatse, kunnen de evaluatoren nog geen eindoordeel meegeven. Hun evaluatie moet immers nog gedubbelcheckt worden. Een auditbureau zal namelijk elke evaluatie aan een “technical review” onderwerpen. Pas na een positieve technische controle wordt de eindbeslissing genomen en gecommuniceerd naar de geëvalueerde bedrijven.
De beslissing wordt definitief en onherroepelijk door de evaluatoren genomen, na de technical review. De hoofdevaluator heeft het eindbeslissingsrecht en communiceert de genomen beslissing - vergezeld van een uitgebreid rapport - naar het geëvalueerde bedrijf, met kopie conform aan de vzw PaardenPunt Vlaanderen.
Geëvalueerde bedrijven ontvangen een uitdraai van de volledige evaluatie met een overzicht van de criteria waar zij al dan niet aan voldeden, de behaalde scores, de rode en gele kaarten,… In het rapport zullen zij ook een uitgebreide verantwoording van de negatief geëvalueerde zaken terugvinden en eventueel ook een aantal positieve punten die de evaluatoren expliciet wilden vermelden.
Geslaagde bedrijven verschijnen op de website, ontvangen een label en een aantal publicitaire voordelen. De gedetailleerde scores worden niet online geplaatst.
8. Herevaluaties
Maneges en pensionstallen die niet slagen, kunnen, aan de hand van de opmerkingen in het rapport, verbeteringen aanbrengen en éénmalig binnen 6 maanden een herevaluatie aanvragen aan halve prijs. Dit dient net als de initiële inschrijving te gebeuren via het formulier op www.paarden.vlaanderen/equilabel. De herevaluatie zal uitgevoerd worden door één enkele evaluator die enkel de criteria bekijkt waaraan niet voldaan was bij de oorspronkelijke evaluatie. Lukt het niet om de herevaluatie binnen 6 maanden aan te vragen, dan dient er opnieuw een uitgebreide evaluatie gepland te worden, aan de volledige prijs.
Over bedrijven die niet geslaagd zijn wordt niets gecommuniceerd.
PaardenPunt Vlaanderen heeft het recht om op ieder moment op eigen kosten een onaangekondigde herevaluatie te laten doorgaan. De beslissing hiertoe wordt genomen door de raad van bestuur van PaardenPunt Vlaanderen of de door die raad daartoe gemandateerde personen.
9. Beperkte geldigheidsduur - Kwaliteitsverbetering
Drie jaar na de datum van de positieve evaluatie ter plaatse, vervalt het label. Indien maneges of pensionstallen het label - en de voordelen die erbij komen kijken - langer willen behouden, moeten zij binnen de drie jaar het Equilabel opnieuw behalen. Ook dat label zal dan weer drie jaar geldig zijn.
Ingeval van overname van het bedrijf vervalt de erkenning, tenzij de uitbater identiek blijft. De aanvrager verbindt er zich toe elke wijziging van eigendom of van de uitbater door te geven aan de vzw PaardenPunt Vlaanderen. Tenzij de uitbater identiek blijft dient het label binnen de 6 maand opnieuw geëvalueerd te worden met betaling van de op dat ogenblik geldende kostprijs voor een volledige evaluatie. Zo niet vervalt het.
Overgang van manege of pensionstal naar gemengd bedrijf: De aanvrager verbindt er zich toe elke uitbreiding van activiteit waardoor een als manege of pensionstal gelabeld bedrijf overgaat in een gemengd bedrijf met zowel manege- als pensionactiviteit te melden aan de vzw PaardenPunt Vlaanderen. In dat geval dient het label binnen de 6 maand opnieuw geëvalueerd te worden met betaling van de op dat ogenblik geldende kostprijs voor een volledige evaluatie. Zoniet vervalt het.
In geval van zware tekortkomingen, zoals criminele feiten, inbeslagname van dieren wegens verwaarlozing, het niet meer voldoen aan de gestelde criteria blijkens een herevaluatie, behoudt PaardenPunt Vlaanderen zich het recht om het toegekende kwaliteitslabel in te trekken. Deze beslissing kan enkel genomen worden door de raad van bestuur van PaardenPunt Vlaanderen of de door die raad daartoe gemandateerde personen.
10. Deadline
Sinds 6 december 2016 gelden er deadlines voor het laten plaatsvinden van het evaluatiebezoek. De evaluatoren dienen het kandidaatbedrijf binnen de termijn van 1 jaar na de inschrijvingsdatum bezocht te hebben. Indien deze deadline overschreden wordt, zet PaardenPunt Vlaanderen de evaluatie eenzijdig stop. De betaalde inschrijvingskosten worden niet teruggestort.
11. Disclaimer
Het Equilabel is een momentopname vanwege de evaluatoren op het ogenblik van de evaluatie aan de hand van de op dat ogenblik verschafte informatie en voorgelegde documenten in functie van de in de checklist opgenomen criteria. In geen geval kunnen de vzw PaardenPunt Vlaanderen en/of de door haar aangestelde evaluatoren aansprakelijk gesteld worden voor afwijkingen hierop. De evaluatie beoogt geenszins een sociale, fiscale, milieu- of stedenbouwkundige inspectie en kan daarmee dan ook geenszins gelijkgesteld worden. De aansprakelijkheid van de vzw PaardenPunt Vlaanderen blijft beperkt tot het afleveren of weigeren van het Equilabel. De vzw PaardenPunt Vlaanderen en de door haar aangestelde evaluatoren zijn vrij van elke verantwoordelijkheid, behoudens het afleveren van het kwaliteitslabel als momentopname bij de evaluatie op basis van de vastgestelde checklist. Zij kunnen onder geen beding aansprakelijk gesteld worden door de gelabelde bedrijven, contractpartijen van die bedrijven of derden voor welkdanige schade, van welke aard ook, behoudens opzettelijk veroorzaakte schade.
12. Opmerkingen – Klachten
Heeft de aanvrager opmerkingen over het Equilabel of is hij niet akkoord met een negatieve evaluatie of deelaspecten van een positieve evaluatie dan kunnen alle vragen, opmerkingen en klachten overgemaakt worden aan de vzw PaardenPunt Vlaanderen.
Alle klachten worden behandeld door de raad van bestuur van PaardenPunt Vlaanderen of de door die raad daartoe gemandateerde personen.